Você está criando uma impressão positiva e profissional, quando você enviar e-mail seus colegas e clientes? Ou, é a Miss Manners gritos de horror cada vez que você apertar o botão de envio? Você está sendo eficiente e eficaz quando você enviar mensagens, ou você está perdendo tempo? Para descobrir, faça o teste divertido.
1. O tom de uma mensagem de e-mail profissional deve ser:uma. Conversação.b. Formal.c. Casual - como o tom que você usar com os amigos.d. "Ei, cara! Whassup?
Resposta: A. Você pode ser tão casual como você gosta com os amigos, quebrando todas as regras gramaticais e de pontuação que você deseja. Mas, isso não é verdade para a comunicação com clientes e colegas. Correspondência comercial deve ser profissional. Em e-mail, traduz profissionais em conversação - não muito casual e não muito formal.
2. Um método para alcançar um tom de conversação é:uma. Use gírias e jargões.b. Utilize contrações.c. Utilize siglas.d. Levante-se e gritar por todo o escritório. Veja se você pode começar a "onda".
Resposta: B. Quando você fala em uma conversa, você usa as contrações. Então, é aceitável usá-los no e-mail para criar um tom de conversa.
3. Ao começar a digitar um e-mail, comece com:uma. Endereço de email do destinatário.b. A mensagem.c. O nome do destinatário.d. "Ei, cara ou dudette!"
Resposta: C. Iniciando uma mensagem com o nome do destinatário não é apenas mais pessoal, ele vai ajudar a evitar mal-entendidos e confusão. Se você começar uma mensagem sem o nome do destinatário, a pessoa não vai saber se a mensagem destina-se a ele/ela.
4. Ao escrever uma mensagem de e-mail, os parágrafos devem:uma. Seja muito tempo.b. Seja curto.c. Ser recuado.d. Seja invisível - ninguém pode mexer-se dessa maneira.
Resposta: As pessoas B. não estão dispostos a investir tempo lendo as mensagens que aparecem muito longa ou entediante. Parágrafos curtos aparecem mais fácil de ler porque não há mais espaço em branco. Há também menos chance de que o leitor vai perder um ponto.
5. A melhor maneira de fazer vários pontos em um e-mail é:uma. Inclua todos os pontos no primeiro parágrafo.b. Inclua todos os pontos no último parágrafo.c. Use listas com marcadores ou números.d. Coloque-o em um banner e alugar um avião para sobrevoar o escritório puxando a bandeira.
Resposta: C. Se você colocar mais de um ponto em um parágrafo, pode ser negligenciado. Listas de e balas de fazer seus pontos se destacam. Eles também são mais fáceis para a pessoa ver.
6. No final de uma mensagem de e-mail, você deve incluir:uma. Apenas o seu nome.b. Apenas o seu nome e empresa.c. Todas as suas informações de contato relevante.d. Uma foto de seu animal de estimação tarântulas python e twin.
Resposta: C. Proporcionar às pessoas com todas as informações que eles precisam entrar em contato com você - da maneira que for mais conveniente para eles. Eles podem preferir o telefone ou correio normal por e-mail.
7. Se você souber o destinatário lê e-mails de forma rápida e muitas vezes com pressa, a melhor maneira de enviar um documento de apoio é:uma. Colá-lo para dentro do corpo da mensagem.b. Anexá-lo como um documento separado.c. Tipo lentamente.d. Tê-la entregue por pombo-correio.
Resposta: A. Quando o destinatário está com pressa, ele/ela vai ser menos propensos a abrir um anexo porque leva tempo extra. A pessoa é mais provável de ler algo que está colado na frente dele/dela.
8. Ao enviar uma mensagem, você deve copiar ("cc"):uma. Todos no departamento - apenas no caso.b. Seu chefe e chefe do seu chefe - para que eles saibam que você está trabalhando duro.c. Somente aquelas pessoas que absolutamente precisa saber.d. O mundo todo. Por que não? Todo mundo faz.
Resposta: C. A "cc" é a função mais abusada no e-mail. Não ser uma dor!
9. Ao escrever uma linha de assunto:uma. Use algo geral, como "Saudações" ou "Olá".b. Seja específico, mas breve.c. Use várias sentenças.d. "Se você não responder, vou mandar o tio Guido para quebrar suas tampas do joelho."
Resposta: B. A linha de assunto genérico não dizer nada destinatário. Omais específico você for, mais chances você tem de conseguir que o destinatárioabrir a mensagem.
10. Para escrever uma mensagem de e-mail concisa:uma. Omitir frases compridas.b. Usar fonte muito pequena (8 pontos).c. Digite rápido.d. Omitir todas as outras letras. "Oi EEY ohr lte".
Resposta: A. Um método eficaz para a escrita concisa é omitir desnecessáriopalavras. Por exemplo, usar, "agora" em vez de "no futuro imediato" e"Duas vezes" em vez de "em duas ocasiões diferentes."
11. Quando possível, e-mails devem ser:uma. Extremamente detalhados, mesmo se a mensagem é bastante demorado.b. Mantido a uma tela.c. Transmitido ao autor de um cartoon para material futuro.
Resposta: A maioria dos leitores B. não vai ter tempo para ler mais de uma tela. Quanto menor a mensagem é, mais chances você terá de ficar para ler.
12. Quanto espaço geralmente pode ser visto na linha de assunto?uma. 25 - 35 caracteres.b. 25 - 35 palavras.c. 50 - 75 caracteres.d. 50 - 75 palavras.
Resposta: Personagens A. são definidos como cada letra ou espaço. Em outras palavras,cada vez que você mover a barra de espaço, ele conta como um caractere. O sujeitolinha que aparece no e-mail da maioria das pessoas vai exibir cerca de 25-35personagem.
13. Ao responder a uma mensagem sobre o melhor momento para uma reunião, você deve selecionar:uma. Responder a Todos.b. Responder.
Resposta: B. O "Responder a Todos" botão irá enviar uma resposta para todo mundo que estava enviou a mensagem original. Eles não precisam saber sua programação. Você deve "Responder" apenas para o coordenador da reunião. Então, ele/ela pode selecionar o melhor tempo e notificar todos.
Pontuação:13 = Você é perfeito. (Mas, você já sabia disso.) Mantenha-mail!
10 -12 = Você está bem. Seja um pouco mais cauteloso, no entanto. Você poderia aprender algumas dicas do meu livro, Etiqueta e-mail Made Easy (ver link na caixa do recurso).
7-9 = Você poderia usar alguma ajuda. Tente meu livro, Etiqueta e-mail Made Easy (ver link na caixa do recurso).
Menos de 7 = Ugh! Ligue agora! Vamos agendar sua terapia intensa imediatamente.
Nenhum comentário:
Postar um comentário