Microfilme foi o formato de escolha para a indústria de gestão de documentos para várias décadas anteriores ao surgimento de gerenciamento eletrônico de documentos e do CD-ROM no início de 1990.
Segue-se, portanto, que há uma enorme acumulação de microfilmes de vários formatos diferentes no sistema, todos exigindo que os equipamentos (e caros) especializada para visualização e impressão de volta ao papel. Como estão, eles não podem ser integrado num sistema EDM, muito embora possam conter informação corrente principal, que é frequentemente necessário.
A tecnologia para a digitalização de microfilmes está prontamente disponível: a decisão a ser tomada é a forma de empregá-lo para melhor efeito.
Uma impressora leitor de digitalização incorporando a sua própria impressora pode ser usado como um dispositivo autónomo em muito da mesma maneira como a impressora de idade microfilme leitor, mas fazendo uso de tecnologia de digitalização, em vez que o processo da Xerox de idade. Um arquivo de imagem é produzida que gera a A4 usando a impressora da máquina a laser próprio, a desvantagem é que os originais maiores que A4 será produzido em tamanho reduzido muito. A solução para o problema de escala é para instalar a impressora leitor como uma unidade de rede, permitindo que a imagem digitalizada a ser enviado para um traçador de rede. Se o microfilme original é incorporada uma escala, em seguida, uma impressão de tamanho exato pode ser produzido: se não, o software da impressora pode ser configurada para imprimir em um dos tamanhos de papel padrão, A0 a A4.
Esta configuração serve um requisito para o volume baixo acesso on-demand, onde os microfilmes vão ser mantidas em sua forma original.
Por outro lado, a conversão de volume elevado pode ser melhor servidas por máquinas especializadas que serão verificados microfilme rolo, microficha ou cartões de abertura de 35 mm automaticamente e em alta velocidade. O custo de capital elevado destes dispositivos significa que eles não são rentáveis, a menos que grandes conversões de documentos passados estão a ser contemplada. Alternativamente, o uso de uma empresa de digitalização especialista irá alcançar a maioria dos benefícios de custo, sem um grande investimento de capital.
Há organizações especializadas que fornecem uma gama de serviços de digitalização, incluindo todos os formatos de microfilme. As imagens digitalizadas podem ser convertidos em cópia dura, a escala exacta se necessário, ou montado numa base de dados pesquisável que pode ser conectado com um sistema de EDM ou fluxo de trabalho.
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